Aufbewahrungsfristen für Bewerberunterlagen regeln, wie lange ein Unternehmen die Daten abgelehnter Bewerber speichern darf, bevor eine Löschpflicht greift. Sie ergeben sich aus dem Zusammenspiel von DSGVO und dem Risiko möglicher Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz.
Die Logik hinter den Fristen Nach der DSGVO dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Nach Abschluss des Verfahrens besteht ein berechtigtes Interesse, die Unterlagen noch eine begrenzte Zeit aufzubewahren, um sich gegen mögliche Ansprüche verteidigen zu können. In der Praxis gelten dafür in der Regel bis zu sechs Monate: zwei Monate zur Geltendmachung von AGG-Ansprüchen (§ 15 Abs. 4 AGG), drei Monate zur Klageerhebung (§ 61b ArbGG) und rund ein Monat Puffer. Danach besteht eine Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO. Mehrere Landesdatenschutzbehörden bestätigen diese Sechs-Monats-Orientierung.
Warum das zählt Wer Bewerberdaten zu lange speichert, verstößt gegen die DSGVO. Wer sie zu früh löscht, kann sich gegen Ansprüche schlechter verteidigen. Die richtige Frist und ihre konsequente Umsetzung schützen vor beiden Risiken.
Der Sonderfall Talent-Pool Eine längere Speicherung über die Frist hinaus ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Bewerbers zulässig, etwa für die Aufnahme in einen Talent-Pool. Ohne diese Einwilligung muss gelöscht werden.
Wie Sie das umsetzen
- Eine klare, dokumentierte Aufbewahrungsfrist festlegen.
- Die Löschung technisch und automatisiert sicherstellen.
- Für den Talent-Pool eine separate Einwilligung einholen.