Time-to-Fill ist die Zeitspanne in Tagen von der offiziellen Freigabe einer Stelle bis zu dem Tag, an dem ein Kandidat das Angebot annimmt. Die Kennzahl misst den gesamten Zeitraum, in dem eine Position unbesetzt im Prozess ist, inklusive Sourcing.
Berechnung Time-to-Fill = Tag der Angebotsannahme minus Tag der Stellenfreigabe. Beispiel: Freigabe am 1. Februar, Zusage am 10. März. Time-to-Fill = 37 Tage.
Warum die Kennzahl zählt Time-to-Fill bildet die wahre Dauer einer Vakanz ab und ist damit die Basis für die Berechnung von Vakanzkosten. Sie zeigt, wie lange eine Stelle Produktivität kostet, und macht Engpässe im Sourcing sichtbar.
Typische Werte Hier sind zwei Größen zu trennen. Die operative Time-to-Fill, also vom HR-Prozess von Freigabe bis Annahme, liegt im DACH-Raum eher bei 50 bis 70 Tagen. Die amtliche Vakanzzeit der Bundesagentur für Arbeit misst breiter, nämlich vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle, und liegt im Schnitt deutlich höher, bei rund 150 Tagen und mehr. In ausgeprägten Engpassberufen erreicht die Vakanzzeit 246 Tage und mehr. (Quellen: operative Prozesswerte XING Bewerbungsreport 2025; Vakanzzeit Bundesagentur für Arbeit.)
Abgrenzung zu Time-to-Hire Der Startpunkt unterscheidet beide Kennzahlen. Time-to-Fill beginnt mit der Stellenfreigabe und enthält die gesamte Sourcing-Phase. Time-to-Hire beginnt erst, wenn ein konkreter Kandidat in der Pipeline ist. Time-to-Fill ist daher der Gesamtblick, Time-to-Hire der Blick auf die Prozesseffizienz.
Wie Sie Time-to-Fill senken
- Talent-Pools vorab aufbauen, damit Sourcing nicht bei null startet.
- Anforderungsprofil und Freigabe parallel statt nacheinander klären.
- Frühe Bewerber schnell qualifizieren, um die Pipeline nicht abreißen zu lassen.